/ Электронный документооборот

Понятие ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) – совокупность процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей.

Целью цифровизации в охране труда является применение цифровых технологий, обеспечивающих повышение производительности труда и эффективности системы управления охраной труда, снижения травматизма.

Согласно статье 214.2 ТК РФ с 1 марта 2022 г. предоставляется право вести электронный документооборот в области охраны труда. Рассмотрим пример прикладного ведения электронного документооборота на примере электронного наряд-допуска (далее - ЭНД).

Электронный наряд-допуск

Работы повышенной опасности требуют качественного и строгого контроля ответственных лиц.

Исходя из порядка, установленного в организации, работы по соблюдению проведения любых производственных работ на законодательном уровне обусловлены оформлением наряда-допуска на проведение работ. Автоматизация документооборота в связи с потребностью безопасности работы сотрудников особо актуальна на сегодняшний день, что обусловлено последними изменениями законодательства. Внедрение электронного документооборота актуально на крупных предприятиях, работы на которых связаны с повышенной опасностью, например: строительство, энергетика, нефте- и газодобыча.


Электронные
наряд-допуски

— это разработанное решение по федеральным нормам и правилам в области промышленной безопасности.

Возможность использования электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП) при согласовании нарядов-допусков на проведение работ устанавливается внутренними документами организации в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Допускается оформление и регистрация наряда-допуска на проведение ремонтов в электронном виде.

Принятые Федеральным законом от 27.12.2019 № 476-ФЗ. (далее – Закон № 476-ФЗ) требования меняют процесс порядка работы с электронными подписями (речь, прежде всего, идет об усиленных квалифицированных электронных подписях). Конечная цель новых принятых требований состоит в выдаче электронных подписей на организацию только руководителям (иному физическому лицу, которое может действовать от имени юридического лица без доверенности). Все остальные физические лица смогут подписывать электронные документы юрлиц только при наличии оформленной на себя электронной подписи и специальной доверенности.

Новшества позволяющие упростить переход на новый порядок работы, внесены в Закон № 476-ФЗ с пояснениями в Федеральном законе от 30.12.2021 № 443-ФЗ.


Предполагается, что сотрудники и уполномоченные лица будут подписывать документы организации своими личными подписями.

Отметим, что положения о подписании документов от имени организаций и предпринимателей квалифицированными электронными подписями физических лиц с использованием машиночитаемой доверенности, вступили в силу с 1 марта 2022 года.


В связи с актуальностью возможность формирования и ведения электронного документооборота реализована в нашем продукте «1С:EHS Комплексная производственная безопасность КОРП».

Функциональность в решении

Основные настройки и инструменты учета электронного наряд-допуска для нашего решения «1С:EHS Комплексная производственная безопасность КОРП» представлены на Рис.1.

Рис. 1 – Команды в интерфейсе подсистемы

Функциональность реализована в соответствии со следующими требованиями:


100% электронное взаимодействие пользователей на всех этапах с возможностью печати наряд-допуска при необходимости;


Создание, копирование, отправка, редактирование, обработка, согласование, утверждение, отмена и закрытие наряд-допусков;


Возможность создать и согласовать наряд-допуск как со стационарного рабочего места, так и с помощью мобильных устройств;


Возможность отслеживания этапов согласования наряда-допуска (Рис. 2)

Рис. 2 – Схема отслеживания этапов согласования


Возможность проставить ЭЦП на определенных этапах согласования с автоматической фиксацией даты и времени (Рис.3)

Рис. 3 – ЭЦП в ЭНД


В настоящее время мы продолжаем работы по усовершенствованию описанной функциональности. Апробация подсистемы электронных наряд-допусков успешно проведена в рамках промышленной эксплуатации у крупных корпоративных заказчиков.

В соответствии с последними изменениями ТК РФ мы проектируем дополнительную функциональность по электронному документообороту. В том числе для этого задействуется Библиотека стандартных подсистем 1С , в которой предусмотрены механизмы проставления ЭЦП и контроля выполнения на каждом шаге согласно установленным правилам.

Достоинства использования электронного документооборота по охране труда

Недостатки бумажного документооборота при управлении опасными работами:

  1. Длительный процесс согласования и оформления;
  2. Отсутствие автоматизированного контроля за соблюдение сроков проведения мероприятий;
  3. Проблема обеспечения сохранности документа, который существует в единственном экземпляре;
  4. Проблема редактирования документов;
  5. Отсутствие быстрого взаимодействия ответственных лиц.

Преимущества внедрения электронного документооборота:

  1. Автоматизированный процесс и контроль сроков исполнения ответственными лицами;
  2. Быстрый процесс согласования и утверждения наряда-допуска с применением ЭЦП;
  3. Обеспечение правильной последовательности согласования;
  4. Возможность редактирования в зависимости от этапов;
  5. Взаимодействие ответственных лиц в режиме online;
  6. Цифровое архивирование для эффективного аудита, поиска и экспорта данных.

По вопросам сотрудничества вы можете связаться с нами: